Microsoft Teams 101: En guide för nybörjare

‍

Är du nybörjare när det gäller att använda Microsoft Teams? Här är en nybörjarguide för att hjälpa dig att navigera genom några vanliga problemområden i Teams.

‍

Tidigare betraktades fjärrarbete som huvudstödet för avlägsna IT-team och multinationella jättar inom företagsvärlden, nu är fjärrarbete vanligt för företag överallt. Även om det finns många plattformar som stöder fjärrsamarbete är Microsoft Teams ett av de mest populära verktygen.

Teams fungerar som organisationens "stängda" nätverk, där olika "team" kan arbeta med olika "projekt" i realtid. Affärsteam kan hålla möten, redigera Microsoft Office-dokument, ansluta till OneDrive för lagring och delning samt använda chatttjänster liknande direktmeddelanden för kommunikation. Bildskärm för inloggning till Microsoft Teams webbportal Användare av Microsoft Teams kan besöka denna webbportal för att logga in på sitt Teams-konto.

För att komma i gång med Microsoft Teams, logga in med dina företags- eller utbildningsuppgifter för Microsoft 365 för att konfigurera den fullständiga versionen. Det finns även en gratis version som bara kräver en Microsoft-e-postadress, men den har något begränsad funktionalitet.

‍

Följande avsnitt kommer att täcka det mesta av vad du behöver för att komma i gång med Microsoft Teams.

‍

‍Hur du installerar Microsoft Teams:

För att installera Microsoft Teams, följ dessa steg:

‍

1. Besök den officiella webbplatsen för Microsoft Teams: Här.

2. När du har laddat ner och kört installationsprogrammet, ange ditt Microsoft e-postkonto och välj Nästa. Om du inte har ett kan du skapa det genom att klicka på knappen Skapa ett!

3. Ange sedan ditt telefonnummer och verifiera det.

4. Det är allt. Teams bör nu vara installerat och redo att användas på din enhet.

‍

‍

‍

Hur du skapar ett team och bjuder in teammedlemmar

För att skapa ett team och bjuda in medlemmar till det, följ dessa steg:

1. Välj Teams i fliken till vänster.

2. Välj sedan Skapa team.

3. Välj Skapa ett team "från början".

4. Om du vill att alla i organisationen ska ha tillgång till teamet, välj offentligt och välj Privat för att begränsa åtkomsten.

5. Ange ett namn och en beskrivning för ditt team, välj sedan Nästa.

6. Lägg till alla namnen på dina teammedlemmar i listan och klicka på Lägg till.

7. Om du vill lägga till någon från utanför organisationen måste du skicka en inbjudan. Klicka på knappen Bjud in personer längst ned till vänster för att göra det. Fönster för att skapa ett nytt team inom Microsoft Teams Den här menyn inom Teams kommer att hjälpa dig att komma i gång med att skapa ett team.

‍

Hur du chattar i Teams

‍

För att börja chatta i Teams, följ dessa steg:

1. Välj Chatt i vänstra menyn.

2. Klicka sedan på Ny chatt (alternativt Ctrl+N).

3. Ange namnet på personen, skriv ditt meddelande och tryck på skicka.

Hur du ställer in/schemalägger möten i Microsoft Teams

‍

För att ställa in och starta ett möte direkt, följ dessa steg:

1. Klicka på Kalender ikonen till vänster i appen.

2. Klicka på Hämta en länk att dela och dela länken med deltagarna. Du kan också bara starta mötet och lägga till deltagare i det.

‍

‍

Alternativt, för att schemalägga ett möte i Teams för senare tid och/eller datum:

‍

1. Från menyn till vänster, välj  Kalender.

2. Välj sedan Nytt möte.

3. Fyll i namn, tid, plats och beskrivning för mötet, välj sedan Spara. Detta kommer att skapa mötet i både Teams- och Outlook-kalendrarna.

4. Välj från snabbmenyn om du vill ha en delbar länk till mötet eller om du vill koppla det till Google Kalender. Hur du delar filer i Teams

‍

För fildelning i Teams, följ dessa steg:

‍

1. Från inom vilken konversation som helst, klicka på gem-ikonen

2. Bläddra till filen, ladda upp den, och när du är klar, klicka på Skicka. Hur du skapar kanaler inom teams

‍

Om du har flera projekt att följa kan du undvika onödig förvirring genom att skapa flera "kanaler" inom Teams. Så här gör du:

1. Hitta det team där du vill skapa en kanal, välj sedan Fler alternativ> Lägg till kanal.

2. Ange namn och beskrivning för den nya kanalen. Som standard är sekretessinställningen inställd på Standard -- Tillgänglig för alla i teamet. Om du vill skapa en privat kanal ändrar du den till Privat -- Tillgänglig endast för en specifik grupp av personer inom ett team.

3. Klicka på Lägg till när du är klar.

Hur du använder Teams för röst- och videosamtal

‍

För att göra ett röst- eller videosamtal i Teams:

• När du är i vilken kanal som helst, eller i en chatt, klicka på kameran eller telefonikonen för att starta ett röst- eller videosamtal. Hur du ändrar Teams visningstema

‍

‍
‍

Du kan också ändra visningstemat för Microsoft Teams, vilket kommer att påverka din övergripande estetiska upplevelse av applikationen.

‍
Det finns tre tillgängliga alternativ: Standard, som kombinerar violett och grå färgkodning; Mörk, som ersätter grått med svart och Hög kontrast, som använder starkt kontrasterande färger för att göra texten lättare att läsa. Så här gör du:

1. Klicka på profilikonen precis bredvid minimera-knappen. Välj sedan Hantera konto.

2. Klicka på det önskade temat högst upp för att byta.

‍

Hur du spelar in ljud-/videosamtal

‍

För att spela in ett ljud- eller videosamtal i Teams:

1. Medan du är i mötet, gå till möteskontroller och välj sedan Fler alternativ > Starta inspelning. Alla i mötet kommer att meddelas att inspelningen har påbörjats.

2. För att avsluta inspelningen går du igen till möteskontroller och väljer sedan Fler alternativ > Stoppa inspelning.

‍

Medan det är möjligt att spela in ljud- och videosamtal i Teams är det viktigt att notera att vissa länder kräver samtycke från båda parter för att påbörja en inspelning. Det innebär att alla parter som är involverade i samtalet måste samtycka till att bli inspelade. Läs mer här om GDPR.

‍

‍

Hur du tar bort videoinspelningar och meddelanden i Teams

För att ta bort ett meddelande i Teams:

• Håll musen över meddelandet. Välj sedan Fler alternativ > Ta bort.

‍

Teams-mötesinspelningar kan antingen sparas i OneDrive eller SharePoint. För att ta bort dem måste du logga in på ditt OneDrive- eller SharePoint-konto.

‍

Hur du lämnar en gruppkonversation i Teams

För att lämna en gruppkonversation i Teams, följ dessa steg:

1. Klicka på Chatt-ikonen till vänster för att öppna alla dina chattar.

2. Navigera till gruppen du vill lämna. Klicka sedan på Fler alternativ > Lämna.

‍

Hur du integrerar Teams med andra appar

För att lägga till ännu mer funktionalitet i Teams kan du integrera det med andra appar. Så här gör du:

1. Välj Appar från vänstermenyn.

2.     Använd sökfunktionen för att hitta den app du vill ha.

‍

‍

‍

Hur du ser offline eller borta ut i Teams

Om du vill se offline eller borta ut i Teams:

• Klicka på profilikonen precis bredvid minimera-knappen.

‍

Hur du stänger av läskvitton i Teams

‍

För att stänga av läskvitton, följ dessa steg:

• Klicka på profil-ikonen precis bredvid minimera-knappen. Välj sedan Hantera Konto.

‍

‍

Hur du samarbetar på en whiteboard i Microsoft Teams

‍

Under möten i Microsoft Teams kan deltagare samarbeta på en whiteboard - en delad, friform digital duk där mötesdeltagare kan skriva och rita - precis som på en traditionell whiteboard i ett fysiskt konferensrum. Så här gör du:

1. Medan du är i ett möte, välj Dela

2.      Välj sedan Microsoft Whiteboard

‍

‍

‍

Säkerhets- och integritetsfunktioner i Microsoft Teams

‍

Krypterad video och ljud, standard industriskydd mot cyberattacker och stränga integritetspolicyer för att skydda användaridentitet gör Microsoft Teams till en mycket säker plattform. Detta är certifierat genom överensstämmelse med mer än 90 reglerande och branschstandard för dataskydd och användarintegritet.

Teams använder samma säkerhetsramverk som Microsofts 365-molninfrastruktur, Microsoft 365 Defender skannar bilagor och filer som laddats upp till Teams för att identifiera skadlig programvara. Plattformen använder enkel inloggning, tvåfaktorsautentisering och datakryptering för att skydda mot obehörig åtkomst. Teams stöder också revision och rapportering, retentionspolicy, behållningspolicy och e-discovery.

‍

Ytterligare tips och tricks

‍

Här är några fler Teams tips och tricks som kan vara till hjälp:

• Om du någonsin har använt Microsoft Outlook eller Microsoft Word är de flesta kontrollerna, särskilt för formatering av text, identiska.

• Du kan markera ett meddelande som brådskande för att se till att mottagaren regelbundet påminns om de närmaste 20 minuterna att svara. Klicka helt enkelt på utropstecknet (!) > Brådskande vilken chatt som helst.

• Du kan lägga till egna flikar i vilken kanal som helst. Detta möjliggör användning av andra appar. Plusikonen till höger om alla kanalflikar låter dig se en lista över appar som du kan lägga till.

• Fliken "Filer" möjliggör snabb delning av filer med personer i ditt team. Du kan ladda upp dem till SharePoint för samarbete istället för att dela länkar eller skicka e-post.

• Alternativet "blurrad bakgrund" för videosamtal möjliggör att din bakgrund blurras när du ringer hemifrån och vill säkerställa integriteten.

‍